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担当者へ取り次ぐには

「担当者へ取り次ぐ際のマナー」について考えて見ましょう。

電話対応した先方があらかじめ担当者へ取り次いでほしいという要望がある場合、もしくは先方とのやり取りで最適な担当者がいることがわかった場合、自分の手におえない案件だった場合、速やかに担当者へ取り次ぎましょう。取次ぎのことばは

「ただいま(担当者名)と代わります。少々お待ち下さい」

です。
もし担当者が席を外しているが、比較的目の前にいて、すぐにでることができそうなときには

「申し訳ございません。(担当者名)はただいま席をはずしております。すぐ戻って参りますが、少々お待ちいただけますか」

といっておきます。取次いで、すぐに出れない場合、5コール以上かかる場合にはこのように伝えておきます。

本当に席を外していて、取り次ぎに時間がかかる場合、こちらからかけ直すことをお伝えし、先方の社名、お名前、電話番号などをお聞きし、確認します。


担当者が接客中の場合
接客中の担当者に取り次ぐ場合には、接客中のお客様に失礼がないように心がけます。しかし、電話口の先方にも失礼になるため、速やかに担当者へ取次ぎ、対応をしてもらわなければなりません。

取次ぎ内容を担当者飲みに伝え、接客中のお客様には見えないよう、細心の注意を払い、電話口の先方の「社名、お名前、用件」などをメモを手のうちに隠しながら、担当者へ渡します。あまり過剰にならない程度に、すばやくしましょう。

取り次いだ先の担当者が出れない様子のとき
取り次いだ担当者が5コール以上たっても出ないようなら、あなたが受話器を取り、お待たせすることを先方に伝えます。

担当者が不在の場合
先方が指名した担当者が不在のときは、先方に不在の旨を伝えます。

「申し訳ございません。あいにく(担当者名)は本日(不在の理由)のため、席をはずしております」

次に、今後の連絡のとり方を確認します。先方の意向を確認します。

「(出社予定日)には出社する予定です。こちらからご連絡を差し上げましょうか」

「よろしければ、代わりの者をお呼びいたしましょうか」

「よろしければ、私がご用件を承わります」


取り次ぎ先の担当者がいつ戻るのか不確かな場合でも、そのような不確かな状態にあることを先方に伝えてはいけません。お店や会社のイメージが悪くなります。具体的な時間や日にちをお答えするのは危険ですから、避けた方がいいでしょう。できるだけ、こちらから折り返し電話するということにしてもらいましょう。

「◯◯が戻りしだい、こちらから連絡さし上げます」

あなたが代わりに用件を承る場合には、あなたの所属、名前を告げます。
「私は(あなたの所属)の(あなたの名前)と申します。もしよろしければ、わたくしが用件を承ります」

あとは、メモをとるの回で説明したように正確にメモ、復唱します。
メモした内容はちゃんと担当者へ伝えましょう。