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メモは「5W1H」でまとめるのが基本

電話対応では必ずメモを取るようにします。メモが残らなければ、電話があったことさえ、不確かになります。

メモ取りで一番難しいのは、「電話がどんな内容・目的でかかってきたのか」を明確に聞き取ってメモにまとめることです。確かに、先方の社名やお名前の正確さも大切ですが、どんな内容なのかということをまとめるのはさらに難しいです。

普通、「5W1H」に沿って内容を書き取っていきます。だれが(Who)、いつ(When)、どこで(Where)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)という筋でメモしていきます。

もし、先方の話がよく聞き取れなかった場合は、「恐れ入ります。少々お電話が遠いのですが、もう一度お願いいたします」とお願いしましょう。