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電話応対で「上司」をどう扱うか

日本語の独特の表現の中でも、目上・目下の区別はとても大きいです。電話応対でも、この目上・目下、社内・社外の区別は明確にしていかなければいけません。このような基本的な電話応対ができているかどうかが、会社、受付の品格や知性を表すことになるので、細心の注意を持っていきましょう。

ここでは「上司」をどのように扱っていくかを見ていきましょう。

電話が入り、上司への取次ぐ場合、次のように電話相手に伝えます。

「部長の○○でございますね。少々お待ちください。」

このときは、部長を呼び捨てにします。これはあなたと同じ「社内の人間」だからです。

次に、上司からの電話を他の上司への取次ぐという「社内での電話取次ぎ」について考えて見ましょう。電話をかけてきた人も、取り次ぐ先も社内人なので、フラットに伝えたほうがいいでしょう。

「(△△)係長、○○課長からお電話です。」

上司の家族から電話が入ることも珍しくはありません。上司に対して、「電話応対がしっかりできているな」と認識してもらうためにも、しっかりと対応するようにしましょう。いわば、この電話応対は対内的な意味合いが強いです。

上司の家族から電話があったことを上司に伝えるときは、

「お電話です。」

と簡単に伝えたほうがいいでしょう。あまりプライベートな電話があったということを周りの社員に知られないように、配慮します。もし、上司が誰からの電話なのかと問いただされた場合には、「ご家族から」もしくは「奥様」からですと伝えましょう。

上司が外出していた場合は、

「課長は、ただいまお出かけになっています。」

と伝えます。家族は、会社よりも上司個人が強く関与している組織であるため、この場合、家族外のあなたが上司を呼び捨てにはできません。奥様やご家族の方に近いからです。